Melhor sistema para minha empresa. Sistema gratuito para empresa resolve?

“Não é fácil escolher o melhor sistema para minha empresa” é o que ouço com bastante frequência. E realmente não é! Como ter certeza que o fornecedor estará com você e não vai desaparecer após a venda? Mais agora você vai aprender técnicas de como facilitar esse processo de escolha. Como são muitas ofertas e muitas estratégias de vendas que confundem, é normal você sentir essa dificuldade. Não é atoa que existem cursos e profissionais especialistas nessas áreas para auxiliar empresas a não caírem nessas armadilhas.

Antes de sair a procura por algum sistema é preciso analisar atentamente quais são as necessidades e quais são as pretensões com essa ferramenta. Tem muito software de “caixinha” nas prateleiras que fazem um monte de coisas, menos atender as suas necessidades. Cada empresa, mesmo atuando em ramos semelhantes, tem suas particularidades na administração. Então não tem como um sistema já pronto se adaptar a sua cultura organizacional e a sua metodologia de trabalho.

Software de caixinha

O segredo por trás de uma boa escolha é fazer esse cruzamento entre o que você precisa e o que estão lhe oferecendo. A quantidade de funcionalidades, a beleza das cores, as imagens mostradas no sistema ou qualquer outro recurso “bonito” disponível não são suficientes, inclusive pode até atrapalhar no entendimento a curto prazo dos usuários.

Uma das principais características de um bom sistema é que seja fácil de utilizá-lo, sem necessidade de manuais enormes que mais dificultam que ajudam. Obviamente, atender os requisitos de negócio da empresa é a principal delas.

Como escolher o melhor sistema para minha empresa?

Como dito acima, o primeiro passo é analisar os requisitos de negócio. Quais são as suas necessidades? O que o sistema precisa fazer por você e o que você espera de retorno do sistema? O mercado tem sistema pra tudo:

  • Sistema para empresa de cobrança;
  • Sistema para empresa de transporte;
  • Sistema para empresa de clínica médica e laboratorial;
  • Sistema para empresa de odontologia;
  • Sistema para supermercado;
  • Sistema para empresa de eventos, etc.

Perceba que para cada área de atuação existem sistemas específicos para lhe atender. Ainda existem sistemas ERPs (Enterprise Resource Planning) que pode ser traduzido para nós como Planejamento de Recurso Corporativo. São sistemas integrados que gerenciam todos os setores da empresa em um único sistema. Geralmente são caros e sua implantação é um processo mais demorado.

Sistemas integrados ERP

Não é toda empresa que precisa de um sistema ERP não. Pelo menos não na fase de micro ou pequena empresa. São muitos recursos que podem ser integrados de acordo com a necessidade, muito bons por sinal, mas seu investimento precisa ser bem estudado para não comprometer o capital da empresa. Aliando as estratégias de negócio da empresa juntamente com o que um sistema ERP oferece é que terá embasamento para decidir a sua aquisição. Se os benefícios compensarem o investimento…

Há muitas opções gratuitas e opensources também que são alternativas excelentes como é o caso da Marketup. O marketup é um sistema de gestão gratuito para micro e pequenas empresas recomendado pelo Sebrae. Já fiz uso dessa ferramenta (ainda uso na verdade) e qualquer hora eu escrevo sobre ela aqui.

7 passos para analisar as ofertas

Não necessariamente precisa seguir a ordem. Vamos lá:

1 – Atende os requisitos de negócio?

As funcionalidades oferecidas precisam atender as suas necessidades de negócio. Os controles, a segurança, os relatórios e os setores serão bem atendidos pelo que o fornecedor está prometendo?

Atender Requisitos de Negócio

Para não cair nas tentações do “bom marketing”, faça uma lista com o que realmente você precisa de forma objetiva. Analise essa lista num segundo momento e faça as ajustes. Agora siga rigorosamente essa lista quando for fazer sua escolha. Dessa forma já conseguiremos responder qual o melhor sistema para minha empresa.

2 – Histórico do Fornecedor

Se possível, analise o que os atuais clientes do fornecedor tem a dizer a respeito dele. Se estão satisfeitos. Quais as vantagens e desvantagens na visão do cliente e compare: atende a minha empresa?

Analisar Histórico do Fornecedor

Analise a credibilidade do fornecedor no mercado que atua. A estrutura dele está compatível com o que você realmente precisa? Ele realmente tem o melhor sistema para mim?

3 – Implementação e implantação do sistema

Nem sempre uma necessidade específica de uma empresa foi implementada por uma solução já pronta. É preciso ter bastante cuidado, pois o que faz um sistema ser o melhor sistema é ele se adaptar as necessidades da empresa e não o contrário. Avalie isso na versão de demonstração da ferramenta e faça todos os testes necessários antes de se decidir. O fornecedor não oferece uma versão de teste? Hummmm….

Implementação e Implantação de Sistema

Quanto à implantação, atente-se aos prazos dado pelo fornecedor. O processo é complicado, exige viagens de técnicos para realização desses ajustes ou pode ser feito remotamente? Saiba que esse é um ponto crucial para o valor do produto. Esses custos com certeza estão embutidos no valor final do investimento.

4 – Treinamento

Há um valor especificado para treinamento e já está sendo contabilizado no valor final? O valor da hora de treinamento e quantas horas são necessárias para treinar a equipe pode ser uma das dicas quanto a complexidade no uso da ferramenta e o quanto você sofrerá com o suporte. Veja se esses valores já estão embutidos ou se deve ser contratado separadamente.

Treinamento Sistema Minha Empresa

O treinamento é presencial ou pela internet? Dependendo da situação pode entrar outros custos como passagens, hospedagens e alimentação. Cabe em cada fase do processo de negociação fazer esses questionamentos. Os próximos 5 anos da empresa (no mínimo) estão em jogo aqui.

5 – Escalável

O fornecedor tem que oferecer possibilidades de escalabilidade. A medida que a empresa cresce ou aumenta o seu mercado de atuação, o software deve ser capaz de evoluir juntamente com ela.

Escalabilidade Sistema

A última coisa que um gestor precisa é parar para reavaliar uma nova ferramenta e passar por todo o processo de negociação, implantação e treinamento de novo. É dinheiro jogado fora com certeza. Comece pequeno (na medida certa) e evolua em tecnologia de acordo com as necessidades.

6 – Valores adicionais

Verifique se não há taxas escondidas no contrato. Aliás, exija um contrato e reconheça-o para ter validade jurídica e evitar problemas no futuro. Taxas anuais, valor de treinamento adicional, módulos adicionais, etc. O melhor sistema para minha empresa precisa de um bom fornecedor, honesto e parceiro.

Contrato Sistema Minha Empresa

Fique em alerta quanto aos aumentos previstos a cada ano e se está condizente com o esperado. Veja se o valor é justo com o ofertado e se realmente é o que você precisa.

7 – Cópia dos dados após rompimento do contrato

Nem tudo são flores e sempre há um fim. No caso, quando esse momento chegar como fica a questão dos dados pertencentes a sua empresa? Como está previsto no contrato caso uma das partes não tenha mais interesse em continuar a parceria?

Backup Dados da Empresa

Essa é uma das partes mais importantes no contrato, pois esses dados são uma das maiores riquezas da sua empresa (se souber fazer uso deles). Clique aqui para saber mais sobre Gestão do Conhecimento nas Organizações.

O melhor sistema para minha empresa precisa cuidar bem das minhas informações de negócio e, quando necessário, tem que me disponibilizar uma cópia íntegra de toda a base de dados sem risco de perda.

Peça ajuda de um Analista de Sistemas

Até agora já deu para perceber que são muitos detalhes para analisar. E não se trata de perfeccionismo, mas de cuidados essenciais para evitar desperdício de recursos e principalmente para proteger a empresa.

Em sua maioria, gestores e empresários que não são especificamente da área de tecnologia precisam concentrar suas forças na administração e estratégias da empresa, delegando responsabilidades técnicas e gestão de TI para profissionais especialistas. Com um profissional qualificado planejando, gerindo e fazendo os ajustes necessários, líderes poderão se concentrar em áreas que exigem a sua atenção e dedicação.

Não dá para fazer tudo sozinho! Para cada setor da empresa são muitos detalhes a observar e nem sempre fazer o “meia boca” é o mais inteligente. Desperdícios e erros se dão nesse momento. Não tem como estar presente em vários lugares ao mesmo tempo e não se consegue atender a todos os chamados sozinho, com isso “migalhas” vão sendo deixadas. Fechar essas torneiras faz parte das atividades de um especialista.

Analista de Sistemas Peça Ajuda

Algumas economias não valem a pena quando podem interferir diretamente nos resultados da empresa. Peça ajuda de um Analista de Sistemas! Só com os ajustes que serão feitos e a redução de custos que irá proporcionar para sua empresa já paga o investimento e ainda sobram vários benefícios incalculáveis.

Muito pouco provável que um Analista de Sistemas seja a solução ideal para a gestão do setor contábil (apesar de ser de grande ajuda na escolha dos sistemas e implantação dos recursos), também não seria a melhor opção um contabilista atuar como um especialista de tecnologia. Se há cursos em universidades específicos para essas áreas é por que foi comprovado cientificamente a sua necessidade e importância.

Um Analista de Sistemas pode estudar e analisar os requisitos essenciais para o negócio, planejar toda a parte de infraestrutura de informática da empresa para operar na sua melhor performance, gerir esses recursos de tecnologia para evitar manutenções ou compras desnecessárias, implantar soluções de sistemas e regras de uso da internet, além de várias outras soluções específicas de acordo com a necessidade.

Sistemas para empresa gratuito

Sim, por que não? Mais para isso é preciso avaliar a cultura organizacional da empresa e a média de conhecimento de seus colaboradores. Muitas dessas ferramentas são fantásticas, mas devido a falta de treinamento dos funcionários (ou interesse) a empresa acaba tendo que investir bastante em sistemas pagos.

sistema gratuito para empresa para tudo. Como já fora disse anteriormente, é preciso seguir os mesmos passos para avaliar se a ferramenta atende ou não suas necessidades. Fornecedores (desenvolvedores e sua equipe), atualizações e organização, suporte e se possui uma versão que chamamos de LTS (Longo Tempo de Suporte).

Quem já tem um profissional especializado na área acredito que já estão aproveitando os benefícios de custos reduzidos, segurança da informação e disponibilidade dos recursos na mais alta performance possível. Se você já teve que esperar por um “técnico de informática” enquanto sua empresa ficava parada sem poder atender seus clientes vai entender o quão importante é estar sempre preparado para os “imprevistos”.

Analista de Sistemas não atua somente com tecnologia não. Todo profissional qualificado precisa analisar possibilidades que não são controláveis, ou melhor dizendo, imprevisíveis. Cabe ao especialista propor estratégias de contingência quando até mesmo a tecnologia não está disponível. O que importa realmente é que a empresa consiga atender seus clientes e que a tecnologia seja um facilitador do processo e não um empecilho.

Plano de Contingencia Imprevistos

Todos os cuidados que sugeri ao contratar uma ferramenta deve ser seguido da mesma forma para sistemas gratuitos para empresa.

Por fim, não esqueça de comparar os preços ofertados com outros fornecedores. Faça um mapa comparativo e avalie os prós e contras de cada uma das opções. Atente-se à possibilidade de crescimento e se o fornecedor está preparado para lhe acompanhar. O suporte também é um fator primordial, pois precisam ter meios de comunicação viáveis para você, ter horários de atendimento compatíveis com o funcionamento da sua empresa e essa relação com os assistentes precisa ser amistosa e profissional. O melhor sistema para minha empresa é aquele que se adapta melhor as minhas necessidades. Compreendido? Compartilhe e ajude outras pessoas a entenderem esses passos.

Márcio França Lima

Márcio França Lima

Márcio França Lima é Analista de Sistemas por formação, Consultor por paixão, Professor por opção e resolvedor de problemas por necessidade de mercado.

Website: http://www.marciofrancalima.com.br

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